La implementaci贸n de un sistema confronta a las personas con muchas cosas nuevas鈥 no todos estamos preparados para esto! El art铆culo propone un enfoque positivo para ayudar a transitar el proceso de cambio que viene con el proyecto.

La decisi贸n de implementar un sistema de gesti贸n es un momento importante para cualquier organizaci贸n. El proyecto abre oportunidades para mejorar, y -si todo sale bien- la organizaci贸n quedar谩 en mejores condiciones para hacer negocios. 驴Ocurre lo mismo con quienes se ven involucrados o afectados por el proyecto?

Para la mayor铆a de las personas, el proyecto tendr谩 un impacto enorme. Esto no es subjetivo. El ERP es del tipo de sistemas que afectan transversalmente a las organizaciones, por lo que es muy dif铆cil quedar ajeno al cambio. Para algunos, el proyecto brindar谩 la oportunidad de crecer o destacarse. Para otros, esta oportunidad quedar谩 minimizada por la ansiedad ante los cambios que el sistema va a generar.

Hay que decirlo鈥l cambio siempre es dif铆cil de transitar! Desde la abuela, que se niega a contratar viajes a una empresa que solo opera por Internet; al consumidor de transporte p煤blico, que muy lentamente adopta servicios contratados desde el tel茅fono m贸vil. El cambio siempre lleva tiempo y requiere de ayuda para acostumbrarse, sin importar lo beneficioso que parezca ser. Es por esto que la administraci贸n del cambio es tan importante.

La gesti贸n del cambio ayuda a preparar a las personas para los cambios que vienen con el ERP. Aunque la tecnolog铆a ayudar谩 a que la organizaci贸n sea m谩s eficiente, puede ser aterrador para algunas personas, principalmente porque el proyecto modificar谩 la forma en que las personas hacen su trabajo.

El objetivo de gestionar el cambio es minimizar el miedo y el estr茅s de las personas, para lograr aceptaci贸n, y agilizar la adopci贸n de lo nuevo. Haga un plan que aborde en simultaneo cuatro frentes de trabajo: foco en procesos, comunicaci贸n clara, capacitaci贸n efectiva y contenci贸n positiva; con varias acciones peque帽as, en lugar de hacerlo en un solo gran paso.

Foco en procesos. La implementaci贸n de un ERP lleva a una organizaci贸n desde un enfoque orientado a tareas a otro orientado a procesos. Esto puede ser aterrador para algunos empleados acostumbrados a tareas. Pero una vez que se den cuenta de lo mucho m谩s eficiente que es centrarse en los procesos, es probable que adopten el sistema.

Comunicaci贸n clara. Nada mejor que un rumor para complicar un proyecto. No deje lugar a brechas de informaci贸n que favorezcan el 鈥渞adio pasillo鈥. Procure ser tan claro para transmitir los objetivos y beneficios del proyecto, como para transmitir las responsabilidades, exigencias y consecuencias del mismo. Especialmente en la definici贸n de los roles y responsabilidades.

Capacitaci贸n efectiva. Capacitar a los usuarios en el nuevo sistema es una excelente manera para reducir la resistencia de quienes no entienden c贸mo funciona un ERP y c贸mo van a trabajar cuando el sistema est茅 disponible. Cuando los usuarios puedan ver clara y f谩cilmente qu茅 tan 煤til ser谩 el sistema, es m谩s probable que lo adopten positivamente.

Contenci贸n positiva. El cambio no s贸lo es emocional. La implementaci贸n del sistema puede hacer que algunos trabajos sean innecesarios, o que el esfuerzo quede desbalanceado. Esto podr铆a significar que algunos tareas o personas deben ser reasignadas. Para los empleados cuyas funciones cambian, puede ser 煤til recordarles que esta es una oportunidad para sumar nuevas habilidades a su carrera, facilitando la movilidad con una visi贸n positiva.

La gesti贸n del cambio existe para ayudar a las personas a abrazar lo nuevo, en lugar de temerle. La implementaci贸n de un sistema ERP debe ser un momento de optimismo y superaci贸n: ayude a los empleados a aprovechar la oportunidad con alegr铆a y coraje. Ellos se lo agradecer谩n. Y su negocio tambi茅n!

Alejandro Orona
Gerente de Servicios Inteligencia y tecnolog铆a SA

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