Lo he escuchado muchas veces: una implementación de sistemas tarda mucho, cuesta demasiado y, al final, no genera todos los beneficios que fueron prometidos durante el proceso de venta. Más allá de las percepciones, la verdad es contundente: las estadísticas muestran que más del 70% de las implementaciones de ERP no logran sus objetivos iniciales.

En un estudio, Standish Group, analizó información de cientos de implementaciones de software en diversas compañías de Estados Unidos. El estudio muestra que el exceso promedio de costo fue de más del 70%, mientras que el exceso promedio en los plazos fue de más del 200% de las expectativas iniciales. En paralelo, las mejoras funcionales logradas presentaban un déficit de más del 50% con respecto a las esperadas.

Estas estadísticas ocultan historias de terror reales y concretas: Dell canceló abruptamente la implementación de su sistema ERP luego de dos años agotadores y un gasto que excedió los USD 200 millones.

A pesar de estos antecedentes, miles de organizaciones en el mundo deciden cada año adoptar un sistema ERP. ¿Por qué persisten en intentarlo? Algunas porque confían en los sistemas para administrar la complejidad inherente de los negocios, que es creciente. Otras porque esperan que el software resuelva limitaciones e ineficiencias propias de sus negocios.

Y es verdad que también hay historias de éxito. Chevron logró reducir los costos de compra en un 15%. IBM redujo el tiempo requerido para actualizar sus precios de varios días a minutos. Autodesk ahorró lo suficiente por la optimización de sus inventarios en un año como para pagar toda la inversión de la implementación.

Entonces, ¿hay un problema intrínseco en los sistemas y proveedores de software ERP? ¿o hay incapacidad empresaria para tomar las decisiones necesarias para lograr una implementación exitosa? Posiblemente, y dependiendo del caso, un poco de ambas…

La adquisición e implementación de un sistema no es parte de la estrategia de las organizaciones. Simplemente no están preparadas para eso. Sin embargo, la implementación no deja de ser una decisión estratégica dado que se consumen muchos recursos, genera un impacto directo en el trabajo de las personas, y brinda (potencialmente) mayores capacidades a la organización.

En base a recorrido y experiencia, enumero una serie de aspectos a considerar para lograr que la selección e implementación de un ERP tenga más probabilidades de éxito:

1. Asegure el apoyo y participación de la Dirección. Una iniciativa de estas características requiere el involucramiento de los máximos responsables de la organización, a todos los niveles y en todas las etapas del proyecto. No me refiero a que intervengan como usuarios, sino en el seguimiento del proyecto, en las decisiones y actividades críticas, y facilitando el trabajo del resto de los usuarios.

2. Confeccione una lista de requerimientos. Nunca llegará a destino si no sabe a dónde se dirige. Dedique tiempo a analizar y detallar las necesidades a cubrir con el nuevo software. Es necesario definir el modelo de procesos a obtener, y no me refiero a un análisis informático sino de negocios. No compre promesas o espejitos de colores.

3. Forme un equipo interno fuerte para el proyecto. Las personas que participan deben conocer su trabajo, tener ascendencia en sus áreas de operación, y tener poder delegado para tomar decisiones. Se debe tener un líder, usuarios claves y usuarios finales, pero también pueden participar otras personas de diferentes ámbitos en diversas instancias del proyecto. Lo importante es no dejar al margen a las personas que utilizarán el ERP.

4. Contrate un proveedor alineado a vuestras necesidades. Encontrar un proveedor que tenga un ERP alineado con sus necesidades y comprometido con sus objetivos, es básico para que la implementación sea un éxito. Asegúrese de que el proveedor tenga experiencia con el producto en su industria / negocio. Considere también el nivel de atención al cliente, experiencia y disponibilidad de los consultores, metodología de implementación, etc.

5. Revise detalladamente la propuesta comercial y contrato. Es fundamental tener conocimiento y control del trabajo y servicios que el proveedor va prestar (¡y los que no va a prestar!), cómo se van a prestar, los plazos, y el esquema de entregas y pagos acordados.

6. Incentive a los involucrados y equilibre la carga de trabajo. Muchas veces se subestima el esfuerzo que demanda un proyecto de este tipo. Los usuarios deben dedicar tiempo a reuniones diversas, formación y prácticas; todo mientras siguen adelante con su trabajo diario. La Dirección debe brindar apoyo y reconocer el esfuerzo realizado.

7. Controle el tiempo, los recursos y el plan del proyecto. El líder del proyecto debe realizar la coordinación del trabajo, así como el seguimiento y control del mismo. No se debe perder de vista las etapas, y lo que se debe realizar y entregar en cada una de ellas.

8. Detalle los casos de negocios y asegure su cobertura. Los usuarios claves deben presentar y poner en análisis todos los casos de negocios. Ponga especial foco en los procesos críticos y más recurrentes. Dedique atención marginal a las excepciones. Evite los cambios. Cada caso de negocio debe tener un enfoque de solución detallado, lo que configurará el modelo empresa.

9. Ponga atención a la capacitación de los usuarios y las pruebas del software. Dedique el tiempo suficiente a estas actividades, involucrando a las personas necesarias. Disponga del lugar y los recursos materiales adecuados para asegurar tanto la formación de las personas, como la calidad del modelo empresa configurado.

10. Sea selectivo en la migración de datos. Hay datos que es necesario disponer en el nuevo sistema. No deje de poner atención en la calidad y completitud de los datos que se van a migrar. No migre datos innecesarios. En cualquier caso, busque acotar al máximo el esfuerzo en este tema, y considere siempre la relación valor del dato / esfuerzo de la migración.

11. No haga paralelos innecesarios y sí revisiones del modelo. La operación con sistemas funcionando en paralelo producen inseguridad y sobrecarga en los usuarios, además de que se torna muy difícil de controlar. La clave de un arranque sólido está en las pruebas del software con el modelo de negocio configurado. No escatime esfuerzos en esto antes del arranque.

12. Considere el costo total del proyecto. Debe determinar el costo total de implementar un ERP, incluyendo ítems que muchas veces no se tienen en cuenta: software, hardware, infraestructura, adicionales no previstos, mantenimiento correctivo y evolutivo, etc. Es clave determinar el límite de la inversión para no poner en riesgo la sustentabilidad del negocio.

Por más que muchos de los temas resultan obvios, siempre vuelvo a sorprenderme.
Espero que este recorrido sea de utilidad para su próxima decisión de inversión en software.



Alejandro Oroná, Inteligencia y Tecnología

Dirección

Montevideo 770 9º (CABA).

Teléfono

Líneas rotativas
(+5411) 5218-5450

Email

contacto@redplataforma.com.ar

Horario

Lunes a viernes
de 9:00 a 18:00 horas